Evoluto mette a disposizione di enti pubblici e aziende una expertise ultradecennale nell’organizzazione di eventi, siano essi artistici, culturali, istituzionali o aziendali B2B (Business to Business) e B2C (Business to Consumer), avvalendosi di partners specializzati e affiancando il committente in tutte le fasi del processo organizzativo.
DEFINIRE L’OBIETTIVO DI UN EVENTO
Gli eventi, piccoli o grandi che siano, devono essere organizzati seguendo alcuni precisi step. In questo caso, potremmo scomodare la metafora del sarto: prendere le misure esatte, usare i materiali più adatti, comporre in modo creativo e rispettare le richieste del cliente.
Prima di iniziare qualsiasi pianificazione, però, è essenziale stabilire chiaramente gli obiettivi dell’evento. Cosa vogliamo raggiungere? Qual è il nostro pubblico target?
Proprio come abbiamo visto nella sezione web marketing, anche nell’ambito dell’organizzazione di eventi dobbiamo seguire il metodo S.M.A.R.T. nella definizione degli obiettivi. Devono quindi essere specifici, misurabili, raggiungibili, realistici, temporizzabili.

BUDGET E FINANZIAMENTI
Tutti gli eventi, nessuno escluso, comportano dei costi di organizzazione e di gestione. Per questo, prima di mettere in moto la grande macchina organizzativa, è necessario comprendere se si hanno a disposizione le risorse sufficienti per il carburante.
Redigere un accurato budget plan, ad esempio, consente di avere uno scenario piuttosto esaustivo dell’intero flusso di entrate e uscite legate all’organizzazione e realizzazione dell’evento. Questo ci consente di arrivare a definire un limite oltre il quale sarà impossibile spingersi e calcolare il Break Even Point, ovvero il punto di pareggio tra costi e ricavi oltre il quale si comincia a generare profitto.

In questa fase preliminare, è molto utile considerare e valutare con precisione questi ulteriori parametri.
RISORSE FINANZIARE
In qualsiasi evento organizzato è importante ottenere delle risorse finanziarie extra rispetto al classico guadagno sulla biglietteria e/o sul food&beverage. Per questo, diventa cruciale stabilire una rete di contatti per la ricerca di sponsor adatti al tema dell’evento. Il consiglio è quello di creare una brochure, a fini commerciali, da presentare a potenziali partner al fine di ricevere contributi in cambio di visibilità all’interno della manifestazione.
AFFLUENZA E TARGET
La stima potenziale di partecipazione all’evento è uno dei primi dati generali di analisi da valutare. Questa è influenzata da molteplici fattori, quali ad esempio: capienza location, scelta dell’artista per l’entertainment e tipologia di accesso (a pagamento o free). Andranno inoltre individuati il target di riferimento e le relative buyer persona.
PREZZO AL PUBBLICO
Bisognerà infine calibrare in maniera ottimale la richiesta economica in base ai servizi che l’evento propone all’audience di riferimento.
La scelta della location ha un’importanza rilevante a livello strategico su tre livelli: tecnico-organizzativo, logistico e comunicativo.
Il livello tecnico-organizzativo ci consente di valutare, in caso di meteo avverso (qualora l’evento si svolga all’aperto), un piano di riserva che preveda l’utilizzo una struttura al chiuso adatta alla portata dell’evento. Vanno considerati anche eventuali aspetti amministrativo-burocratici, nel caso in cui location abbia dei vincoli che comportino l’utilizzo di extra budget per riadattarla alle esigenze progettuali.
Il livello logistico considera, tra le varie, gli spazi adatti per l’approvvigionamento e lo stoccaggio dei materiali e delle utenze necessarie.
Il livello comunicativo ci permette di utilizzare la potenza evocativa di una location rinomata o d’importanza storico-culturale per migliorare la percezione complessiva e aumentare l’interesse per l’evento tra l’audience.
Quanto alla scelta della data, non esiste una ricetta univoca. L’importante è tenere in straordinaria considerazione la variante tempo. Le tempistiche individuate di un evento non sono solo quelle riguardanti lo svolgimento. Bisogna tener conto anche dei tempi di preparazione (allestimento) e di chiusura (disallestimento). Per questo diventa fondamentale la redazione di un piano di produzione dettagliato nei minimi particolari.
Le strategie di promozione e marketing di un evento sono cruciali per garantirne il successo. Innanzitutto, la promozione dell’evento deve essere diversificata e mirata. Le piattaforme dei social media rappresentano un canale di promozione fondamentale, perché consentono di raggiungere un vasto pubblico in modo interattivo e coinvolgente. La pubblicità online, attraverso campagne ADV mirate, può amplificare la visibilità dell’evento e attirare l’attenzione di potenziali partecipanti. L’e-mail marketing è un altro strumento potente, che consente di inviare promemoria e aggiornamenti direttamente agli interessati. In ambito offline, dotarsi di un buon ufficio stampa potrebbe essere molto utile. In particolare, per il suo ruolo chiave nell’interagire con i media e gestire le relazioni con i giornalisti, garantendo una copertura mediatica significativa. La pubblicazione di comunicati stampa su media locali o settoriali e la creazione di articoli promozionali possono aumentare la visibilità dell’evento.
In sintesi, una strategia di promozione efficace per un evento coinvolge l’utilizzo combinato di social media, pubblicità online, e-mail marketing, comunicati stampa, articoli e un ufficio stampa competente. La chiave del successo è la coerenza e l’integrazione tra questi diversi strumenti di promozione. Ciò garantisce che tutti i canali di comunicazione lavorino insieme per creare un’immagine forte e coesa.
L’organizzazione di un evento richiede una pianificazione accurata e la gestione di eventuali imprevisti, talvolta inevitabili. Durante l’evento, è essenziale che tutti i partecipanti conoscano chiaramente i loro ruoli e le relative responsabilità, con un leader designato in grado di risolvere problemi e guidare il team.
È fondamentale avere professionisti esperti nel problem-solving in posizioni chiave durante la manifestazione. La realizzazione dell’evento comporta l’esecuzione delle attività pianificate nei tempi stabiliti, utilizzando le risorse previste e apportando eventuali correzioni per garantire un buon andamento. Oltre a gestire le attività operative, è cruciale gestire efficacemente i diversi team, motivandoli, risolvendo conflitti potenziali, promuovendo la collaborazione e rafforzando le relazioni con gli stakeholder.
Infine, la fase di conclusione implica la chiusura fisica dell’evento, con il ripristino degli spazi, la restituzione di materiali, la gestione delle questioni amministrative, i pagamenti finali e la preparazione dei resoconti per la rendicontazione finanziaria. È un passaggio cruciale per la liquidazione dei finanziamenti pubblici o privati e per valutare il successo complessivo dell’evento.